Organizacije se često suočavaju s neočekivanim problemima u primjeni KM koncepcije koji obično proizlaze iz birokratske organizacijske strukture karakteristične za velike sustave. Zbog toga je potrebno da lideri KM projekata raspolažu sa stalnom potporom top menadžmenta i potrebnim resursima kako bi mogli postići zadane ciljeve. Za provedbu koncepcije također je važna koordinacija internih dionika koji dodatno otežavaju proces međusobnim konkuriranjem i nadmetanjem. Možemo zaključiti: lideri i menadžeri osobitu pažnju moraju posvetiti ljudskom čimbeniku.

Stručnjak za upravljanje znanjem, Roger Bowes je u razgovoru objavljenom u Mangament First-u ukazao na fenomen po kojem "...kada se govori o upravljanju znanjem, mnogi ljudi smatraju da čine dovoljno ako nabave računala, spoje ih na Internet i još neku bazu podataka..." Što vi mislite o tome?

Prethodni odgovor je relevantan i za ovo pitanje. Važno je shvatiti da pohranjivanje i skladištenje informacija kao ni komunikacijska tehnologija sami po sebi ne predstavljaju upravljanje znanjem. Štoviše, u odsutnosti motivacije i posvećenosti članova sustava, te se tehnologije ne mogu smatrati čak niti "upravljanjem podacima" a kamoli upravljanje znanjem. KM koncepcija ovisi o stvaranju i korištenju podataka od strane ljudi. Shodno tome, moramo razumjeti da nabava tehnoloških pomagala ne podrazumijeva njezino automatsko prihvaćanje od strane korisnika. Nadalje, prihvaćanje tehnologije ne podrazumijeva njezino stalno korištenje ili stalno postizanje optimalnih učinaka njezinim korištenjem.

Stoga kreiranje zanimljivih vrijednosnih propozicija postaje značajna vještina koja stvara motiviranost, predanost i proaktivnu uključenost korisnika u korištenju, stvaranju, podjeli i primjeni znanja. Diskusija na ovu temu se može pročitati u članku "Why Knowledge management Systems fails" (članak je više puta nagrađivan kao "najčitaniji tekst" na temu upravljanja znanjem op.ur.)