3. Potrebno je osigurati dovoljno vremena kako bi nadzorni odbor mogao preispitati prezentiranu strategiju. Sastanak mora biti planiran na način da ohrabri članove nadzornog odbora na reakciju, iznošenje vlastitog mišljenja i strahova, te na postavljanje pitanja. U suprotnom se rasprava neće produbiti te će cijeli sastanak ostati na razini površnosti stvarajući pri tome osjećaj nezadovoljstva kod svih učesnika. Sastankom moraju prevladavati dva načela:
1. Neformalnost,
2. Konsenzus.

Svi učesnici se moraju osjećati slobodnima i biti spremni na propitivanje.

David Smith objašnjava zašto je neformalnost toliko važna. "Radi se o stvaranju društvenog okruženja u kojem je normalno provocirati, normalno je postavljati pitanja te je normalno ne znati odgovore na postavljena pitanja." Zbog ovakvog stava su strateški sastanci njegove tvrtke postali izuzetno produktivni. Clark Johnson, predsjednik kompanije PSS, tvrdi kako "...kvalitetno okruženje nastaje kada se predsjednik uprave otvori te kada je spreman pokazati svoju ranjivost."

Međutim, na kraju priče nadzorni odbor i uprava ipak moraju postići konsenzus. Ukoliko članovi nadzornog odbora nemaju jasna i jednoznačna promišljanja o strategiji, kompanija se neće uspjeti okoristiti njihovom stručnošću. Moderiranje je osnovni alat koji omogućava nadzornom odboru i upravi da na neformalan način "urone" u probleme kako bi zatim "izronili" s jasnim i zajedničkim ciljem.


Moderiranje

Moderiranje grupnih sastanaka uvijek je veoma važno, a još je važnije na strateškim sastancima i radionicama jer se ponekad može dogoditi da se izgubi cijeli radni dan ako dijalog skrene sa zacrtanog puta. Iz tog je razloga neophodno prisustvo obučenog moderatora, odnosno osobe koja:
1. Katalizira sudjelovanje svakog pojedinog člana nadzornog odbora kako bi im osigurala odgovore na postavljena pitanja,
2. Prepoznaje trenutak kada konsenzus nastaje,
3. Pruža pomoć prilikom definiranja zaključaka i daljnjih koraka.