Kada koristiti PD pristup 

PD pristup nije pogodno koristiti u svim situacijama. Kao što je ranije u tekstu navedeno, ne treba ga koristiti kada tragamo za tehničkim rješenjima (primjerice, nastojimo pronaći sortu kukuruza otpornu na sušu ili cjepivo za velike boginje). Međutim, PD proces nadmašuje sve druge poznate pristupe rješavanju problema koji:
1. su čvrsto utkani u kompleksnu društvenu strukturu, 
2. zahtijevaju promjenu ponašanja i promjenu društvene strukture, 
3. uključuju rješenja prepuna nepredvidivih ili nenamjeravanih posljedica. 

Kada se problemi smatraju „nerješivima“ jer se, navodno, „ništa ne može učiniti“ (kada se ostala rješenja pokažu nedjelotvornima) PD pristup nudi nam alternativu preusmjeravajući pozornost s "onoga što nije u redu" na "ono što funkcionira" – na vidljive iznimke koje funkcioniraju usprkos svim preprekama i problemima. Za PD pristup također je vrlo važno da autoriteti zajednice (seoski poglavari, nevladine organizacije koje vode ili financiraju projekte, izvršni direktori poduzeća i slično) vjeruju u projekt, da mu se iskreno posvete te da iskreno iskušavaju potencijale PD pristupa u rješavanju problema. Navedeno se obično odvija na kružni način. Sponzori najčešće uopće nisu svjesni u što se točno upuštaju, a PD metodi se okreću kao „posljednjoj šansi“ jer ništa drugo ne funkcionira. Tijekom procesa, na svojoj koži proživljavaju prethodno nezamislive promjene. Lideri i njihovi sljedbenici povezuju se u sustvaralačkom procesu kreiranja i provedbe projekta koji ih na koncu redom stubokom mijenja. 


Društveni sustav kao „ključ procesa“

Društvena struktura svake zajednice u sebi krije jedinstvene obrasce funkcioniranja pa se stoga slobodno može zaključiti kako se naizgled nepremostivi problemi gotovo sigurno javljaju isključivo zbog partikularnog načina na koji društveni sustav funkcionira. Shodno tome, uobičajeni način funkcioniranja mora se nekako „odmrznuti“ kako bi se omogućilo izviranje drugačijeg ponašanja utemeljenog na novim mentalnim modelima. Dakle, može se kazati kako se svojevrsni „tajni sastojak PD procesa“ krije u načinu na koji angažira i transformira blokiranu društvenu dinamiku sustava. U nastavku teksta navodi se analogija sa slučajevima iz bihevioralne biologije koji će nam pomoći da lakše razumijemo poantu priče. 

Krajem 19. stoljeća u Velikoj Britaniji mljekari su dostavljali mlijeko u staklenim bocama te su ga potom pretakali u posude kupaca na pročeljima kuća. U prvo vrijeme sve je bilo u najboljem redu, a onda se pojavio neočekivani problem: ptice koje su domišljato krale vrhnje s vrha posude. Ljudska reakcija na aktivnosti ovih lukavih bića isprva je bila podcjenjivačka; mislilo se kako će se „već nekako sve riješiti“ pa oklijevanje ljudi nije rezultiralo ničim drugim doli dodatnim jačanjem drskosti ptica koje su imale otvoren pristup ukusnoj visokoproteinskoj hrani. Vrijeme je prolazilo. Ništa dobroga po ljude nije se događalo pa je 1894. godine pokrenuta snažna kampanja zamjene otvorenih posuda specifičnim bocama s poklopcem bi se konačno osujetili domišljati „pljačkaši“. Zamišljeno - učinjeno. Inovacija je riješila probleme ljude ostavivši ptice bez besplatnog ručka. Osim nekoliko vrsti koje su se brzo dosjetile kako svladati prepreku.