Pravom stručnjaku dovoljno je da kratko vrijeme provede u nekoj sredini kako bi detektirao pravo stanje sustava u kojem se trenutno nalazi.


Postojanje sustava i sustavnog pristupa

Za neku cjelinu možemo tvrditi da se radi o "sustavu" samo kada su komponente međusobno kvalitetno povezane. Problemi povezani sa sustavom obično se ne odnose na kvalitetu njegovih komponenti ili pak na obuhvat ili brojnost komponenti. Činjenice je kako sustavi obično u sebi sadrže sve potrebno komponente koje iz nekog razloga obično nisu kvalitetno međusobno povezane. Najvažnija komponenta je korisnik pa je stoga povezanost s korisnikom od odlučujućeg značaja za sustav. Liderima i menadžerima nameće se pitanje: "Tko je korisnik našeg sustava? Što on od sustava očekuje? Kako smo povezani s korisnikom? Što on očekuje od sustava u budućnosti?" Odgovori na navedena pitanja od ključnog su značaja za kvalitetno upravljanje.


Okruženje

Opuštenost je važan indikator kvalitetnog rada. Kvalitetan rad podrazumijeva da se ljudi opuštenu uključuju u stvaranje uzbudljivih novih sadržaja orijentirani na suradnju ( Što možemo zajedno postići?) Proces se nastoji kontrolirati samo zato da bi se unaprijedio a nikako zato da se uspostavi nekakva međuljudska kontrola. Svi djelatnici uključeni su u traženje novih rješenja kako bi se dostigli zajednički dogovoreni ciljeve. Ljudi rade najbolje što mogu. Sami sebe prosuđuju te se time izbjegava toliko spominjana i pogrešno glorificirana "evaluacija" kod koje se prosuđuje rad drugoga. Budući da je važno pratiti napredak, kriteriji i mjerila unaprijed su definirani. Mjerenje je svakom dostupno te svatko mjeri svoje rezultate koje zatim usuglašava s drugima. Ljudi se orijentiraju na procese od kojih se očekuje ostvarenje planiranih rezultata a ne na međusobno nadmetanje. U tom procesu svaka osoba slobodno manifestira svoje intrinzične osobine. Otpor je minimalan. Nema čak ni pozitivne podrške u smislu međusobnog pohvaljivanja budući da su ljudi svjesni kako pohvala također spada u metode izvanjskog utjecanja na ljude pa stoga opet nije različita od drugih kontrola. Dakle, ljudi ne ovise o pohvali već ispravno prepoznaju vlastite rezultate cijeneći sebe jer su ostvarili očekivano. Sve to ne isključuje oduševljenje koje se javno manifestira kada se dogodi nešto značajno. Pritom se veća pažnja posvećuje oduševljenju osobe koja je ostvarile svoje namjere a manja pohvalama koje mu za postignuću uručuje vodstvo.