Upravljanje vremenom: Na čijim je plećima majmun?

Zašto se menadžerima tako često događa da se nađu zatrpani poslom pa nemaju vremena nizašto? S druge strane, zašto se tako često događa da njihovi podređeni besposleno gube vrijeme u razbibrizi? U tekstu koji slijedi nastojat ćemo istražiti značenje i ulogu vremena koje menadžeri imaju na raspolaganju za upravljanje poslovnim zadacima te kako se ono ponaša u odnosu prema interakcijama menadžera i njihovih šefova, kolega i podređenih. Detaljnije ćemo se pozabaviti s trima najvažnijim oblicima korištenja menadžerskog vremena:

1. Vrijeme nametnuto od strane nadređenog šefa. Menadžer mora izdvojiti stanovito vrijeme za obavljanje zadataka koje mu dodjeljuju nadređeni, a koje ni u kojem slučaju ne smije zanemariti jer će zbog toga brzo biti kažnjen.

2. Vrijeme koje nameće interni sustav upravljanja. Menadžer mora izdvojiti vrijeme kako bi udovoljio zahtjevima kolega iste hjerarhijske razine čime se aktivno podupire cjelokupno poslovanje. Zanemarivanje zahtjeva ove vrste povlači za sobom kazne, iako one nisu u istoj mjeri brze i izravne kao u prethodnom slučaju.

3. Samonametnuto vrijeme. Navedeno vrijeme menadžer koristi za obavljanje poslova koje je sam inicirao ili dogovorio. Pa ipak, stanoviti dio samonametnutog vremena menadžer troši na dogovore i suradnju s podređenima pa stoga govorimo o vremenu koje nameću podređeni. Ostatak samonametnutog vremena - koji ostaje nakon što se samonametnutom vremenu oduzme vrijeme koje nameću podređeni - naziva se menadžerovo diskrecijsko vrijeme koje je u potpunosti njegovo. U kontekstu samonametnute komponente vremena važno je istaknuti da je riječ o vremenu koje nije podložno sankcioniranju jer nadređeni i interni sustav upravljanja ne mogu kažnjavati za poslove koje ne znaju da postoje.

Kako bi uspješno realizirali zadatke, menadžeri moraju kontrolirati rokove i sadržaj aktivnosti koje namjeravaju provesti. Međutim, izvršenje zadataka nametnutih od strane šefova i internog sustava upravljanja podložno je sankcioniranju pa se s time nitko niti može niti smije igrati. Tako menadžeru za upravljanje isključivo preostaje samonametnuto vrijeme pa ono postaje središtem njegove pažnje.

Svaki menadžer trebao bi uvećavati diskrecijsku komponentu samonametnutog vremena minimiziranjem ili potpunim uklanjanjem komponente vrijeme koje nameću podređeni. Oslobođeno vrijeme potom se koristi za bolju kontrolu aktivnosti koje su dodijelili šefovi ili sustav upravljanja. Međutim, često se događa obrnuto; minimizira se diskrecijska komponenta samonametnutog vremena, a povećava komponenta vrijeme koje nameću podređeni, što prestavlja ogromni problem menadžerske prakse. Menadžeri, naime, troše daleko više vremena na rješavanje problema podređenih nego su planirali, a da toga uopće nisu svjesni.

Stoga ćemo se u nastavku teksta pozabaviti metaforom "majmuna na plećima" koja govori o tome kako se riješiti nepotrebnog tereta kojeg podređeni - svjesno ili nesvjesno - prebacuju na pleća menadžera jer nisu dovoljno kompetentni, odgovorni ili hrabri samostalno obaviti određene poslove, te kako se postaviti u takvim i sličnom situacijama.


Gdje je majmun?

Zamislimo situaciju u kojoj se menadžer na hodniku sjedišta tvrtke susreće s podređenim djelatnikom Jonesom. Nakon uljudnog pozdrava, Jones se obraća našem menadžeru sljedećim riječima: "Dobro jutro! Kako ste? Samo da vam kažem da imamo velikih problema. Kao što vjerojatno znate, sitaucija je izuzetno loša..." Jones, dakle, koristi priliku da nadređenom istrese probleme koje ne može samostalno riješiti. Menadžer iz naše priče u Jonesovim jadikovkama odmah je prepoznao dva aspekta zajednička svim problemima kojima ga njegovi djelatnici benevolentno obasipaju očekujući od njega da odluči i riješi situaciju. On je, naime, svjestan činjenice:
- kako zna dovoljno da ga se uključi u rješavanje dotičnog problema,
- kako ne zna dovoljno da bi mogao kvalitetno reagirati i na licu mjesta odlučiti.

Cijeli tekst pročitajte u qLifeu...