Partneri
Tema mjeseca: qLife No. 32: KLASICI IV
Članak: Upravljanje vremenom: Na �ijim je ple�ima majmun?, William Oncken, Donald Wass
Upravljanje vremenom: Na �ijim je ple�ima majmun?
William Oncken, Donald Wass William Oncken, popularni savjetnik, predava� i publicist, osniva� tvrtke The William Oncken Corporation. Autor je najprodavanijeg HBR �lanka Management Time: Who's Got the Monkey? U suradnji s Kenom Blanchardom izdao je ilustriranu knjigu The One Minute Manager Meets the Monkey.Donald Wass, doktor znanosti, �lan uprave tvrtke The William Oncken Corporation i savjeta direktora tvrtke Pilgrim's Pride.
Zašto se menad�erima tako �esto doga�a da se na�u zatrpani poslom pa nemaju vremena nizašto? S druge strane, zašto se tako �esto doga�a da njihovi podre�eni besposleno gube vrijeme u razbibrizi? U tekstu koji slijedi nastojat �emo istra�iti zna�enje i ulogu vremena koje menad�eri imaju na raspolaganju za upravljanje poslovnim zadacima te kako se ono ponaša u odnosu prema interakcijama menad�era i njihovih šefova, kolega i podre�enih. Detaljnije �emo se pozabaviti s trima najva�nijim oblicima korištenja menad�erskog vremena:
1. Vrijeme nametnuto od strane nadre�enog šefa. Menad�er mora izdvojiti stanovito vrijeme za obavljanje zadataka koje mu dodjeljuju nadre�eni, a koje ni u kojem slu�aju ne smije zanemariti jer �e zbog toga brzo biti ka�njen.
2. Vrijeme koje name�e interni sustav upravljanja. Menad�er mora izdvojiti vrijeme kako bi udovoljio zahtjevima kolega iste hjerarhijske razine �ime se aktivno podupire cjelokupno poslovanje. Zanemarivanje zahtjeva ove vrste povla�i za sobom kazne, iako one nisu u istoj mjeri brze i izravne kao u prethodnom slu�aju.
3. Samonametnuto vrijeme. Navedeno vrijeme menad�er koristi za obavljanje poslova koje je sam inicirao ili dogovorio. Pa ipak, stanoviti dio samonametnutog vremena menad�er troši na dogovore i suradnju s podre�enima pa stoga govorimo o vremenu koje name�u podre�eni. Ostatak samonametnutog vremena - koji ostaje nakon što se samonametnutom vremenu oduzme vrijeme koje name�u podre�eni - naziva se menad�erovo diskrecijsko vrijeme koje je u potpunosti njegovo. U kontekstu samonametnute komponente vremena va�no je istaknuti da je rije� o vremenu koje nije podlo�no sankcioniranju jer nadre�eni i interni sustav upravljanja ne mogu ka�njavati za poslove koje ne znaju da postoje.
Kako bi uspješno realizirali zadatke, menad�eri moraju kontrolirati rokove i sadr�aj aktivnosti koje namjeravaju provesti. Me�utim, izvršenje zadataka nametnutih od strane šefova i internog sustava upravljanja podlo�no je sankcioniranju pa se s time nitko niti mo�e niti smije igrati. Tako menad�eru za upravljanje isklju�ivo preostaje samonametnuto vrijeme pa ono postaje središtem njegove pa�nje.
Svaki menad�er trebao bi uve�avati diskrecijsku komponentu samonametnutog vremena minimiziranjem ili potpunim uklanjanjem komponente vrijeme koje name�u podre�eni. Oslobo�eno vrijeme potom se koristi za bolju kontrolu aktivnosti koje su dodijelili šefovi ili sustav upravljanja. Me�utim, �esto se doga�a obrnuto; minimizira se diskrecijska komponenta samonametnutog vremena, a pove�ava komponenta vrijeme koje name�u podre�eni, što prestavlja ogromni problem menad�erske prakse. Menad�eri, naime, troše daleko više vremena na rješavanje problema podre�enih nego su planirali, a da toga uop�e nisu svjesni.
Stoga �emo se u nastavku teksta pozabaviti metaforom "majmuna na ple�ima" koja govori o tome kako se riješiti nepotrebnog tereta kojeg podre�eni - svjesno ili nesvjesno - prebacuju na ple�a menad�era jer nisu dovoljno kompetentni, odgovorni ili hrabri samostalno obaviti odre�ene poslove, te kako se postaviti u takvim i sli�nom situacijama.
Gdje je majmun?
Zamislimo situaciju u kojoj se menad�er na hodniku sjedišta tvrtke susre�e s podre�enim djelatnikom Jonesom. Nakon uljudnog pozdrava, Jones se obra�a našem menad�eru sljede�im rije�ima: "Dobro jutro! Kako ste? Samo da vam ka�em da imamo velikih problema. Kao što vjerojatno znate, sitaucija je izuzetno loša..." Jones, dakle, koristi priliku da nadre�enom istrese probleme koje ne mo�e samostalno riješiti. Menad�er iz naše pri�e u Jonesovim jadikovkama odmah je prepoznao dva aspekta zajedni�ka svim problemima kojima ga njegovi djelatnici benevolentno obasipaju o�ekuju�i od njega da odlu�i i riješi situaciju. On je, naime, svjestan �injenice:
- kako zna dovoljno da ga se uklju�i u rješavanje doti�nog problema,
- kako ne zna dovoljno da bi mogao kvalitetno reagirati i na licu mjesta odlu�iti.
Cijeli tekst pro�itajte u qLifeu...